北京大学信息管理系学生学术交流资助办法
2015年12月通过，2019年12月修订
为给学生创造更多的国际学术交流机会，促进学术研究水平和人才培养质量的提高，培养更多具有国际竞争力的创新型人才，资助信息管理系学生的国际学术交流活动，现制定实施办法如下：
一、资助内容
资助学生参加国际学术会议往返旅费、签证（注）费、住宿费、会议注册费。
二、申请条件
1. 北京大学正式在册全日制本科生和研究生（含港、澳、台、留学生）；
2. 开会学期无其他异动情况（如休学、停学等）；
3. 本人作为第一作者或第二作者（第一作者为导师）提交的论文或学术成果被高水平国际学术会议正式接收，以会议正式邀请或书面通知为准；
4. 原则上每人每年只资助一次，在读期间的资助金额不超过10000元。
三、申请与审核流程
1、申请人向所在院系提交“会议资助申请书”、会议邀请函、被录用论文/海报。
2、资助评审小组组织评审，对学生所参加会议或活动的级别、出访地区、学术成果形式（论文/海报/其他） 等情况进行审核，确定资助金额和资助范围。
3、参会回校后3周内完成申请、审核、打印批件并进行报销，寒暑假召开的会议顺延。
四、申报注意事项
1、材料要求：
• 邀请函：需为专业相关会议，需导师签字，参会形式指的是口头报告、张贴论文等形式，如邀请函内未涵盖这些信息，需另附会议议程、照片加以补充；
• 邀请函内容与出访申请表、资助申请表填写内容一致。如为中英文以外的语言，需附导师签字的翻译件；
• 出访批件：出行前已按学校要求办理出访手续，往返日期符合规定。
• 邀请函内容与出访申请表、资助申请表填写内容一致。如为中英文以外的语言，需附导师签字的翻译件；
• 出访批件：出行前已按学校要求办理出访手续，往返日期符合规定。
2、资助排序和自主额度：按会议级别、申请次数、参会形式（口头报告或张贴论文）、会议举办地等因素考虑。优先资助高级别国际会议。
3、资助范围仅为：往返旅费、签证（注）费、会议注册费、住宿费。资助并非全覆盖。
• 在北京召开的学术会议不资助。
• 港、澳、台、留学生回生源地参会，不予资助。
• 港、澳、台、留学生回生源地参会，不予资助。
4、报销要求：
（1）获得资助资格的学生，逾期未按要求办理相关手续者，本次资助资格将自动失效。
（2）根据国家专项资金管理要求，基金资助方式为实报实销，不予调账。报销金额不能超过获批金额，且只能报销资助内容范围内实际发生的费用。
（3）按照财务部、国际合作部有关规定，申请人出访时间须严格按照离京和抵京日期申报，且不能由除北京外其他地方出发和返回。申请人在参加其它交流项目期间所参加的国际会议，不在本基金资助范围内。
（2）根据国家专项资金管理要求，基金资助方式为实报实销，不予调账。报销金额不能超过获批金额，且只能报销资助内容范围内实际发生的费用。
（3）按照财务部、国际合作部有关规定，申请人出访时间须严格按照离京和抵京日期申报，且不能由除北京外其他地方出发和返回。申请人在参加其它交流项目期间所参加的国际会议，不在本基金资助范围内。
五、 本修订办法经信息管理系党政联席会2019年12月23日通过，于2020年1月开始执行。
信息管理系
2019年12月
